Die richtige Nachricht zur richtigen Zeit spart Ärger und hält Kunden. Hier findest du Vorlagen für die Fälle, die in jedem Salon vorkommen. Ersetze die Angaben in eckigen Klammern und passe den Ton an deinen Salon an.
Worauf es bei solchen Nachrichten ankommt
- Freundlich bleiben, auch wenn du dich ärgerst. Die meisten Kunden haben einfach vergessen.
- Kurz halten: was ist passiert, was passiert jetzt, wie geht es weiter.
- Immer einen nächsten Schritt anbieten, zum Beispiel einen neuen Termin oder deinen Buchungslink.
- Eine Ausfallgebühr nur erwähnen, wenn sie vorher vereinbart war.
Kunde ist nicht erschienen
Am besten noch am selben Tag. Die erste Vorlage passt, wenn keine Ausfallgebühr vereinbart war, die zweite, wenn sie vereinbart war.
Hallo [Name], wir haben dich heute um [Uhrzeit] zum [Leistung] erwartet. Schade, dass es nicht geklappt hat! Hier kannst du ganz einfach einen neuen Termin buchen: [Buchungslink] Bis bald, dein Team von [Salon]
Hallo [Name], leider bist du heute um [Uhrzeit] nicht zu deinem Termin gekommen. Wie bei der Buchung vereinbart, berechnen wir für nicht wahrgenommene Termine [Betrag] €. Den Betrag kannst du beim nächsten Besuch bezahlen. Falls etwas Unvorhergesehenes passiert ist, sag uns gerne Bescheid. Viele Grüße, [Salon]
Bei Krankheit oder einem echten Notfall lieber auf die Gebühr verzichten. Das ist rechtlich meist ohnehin so und hält den Kunden.
Der Salon muss einen Termin absagen
Sofort Bescheid geben, ehrlich sagen warum, und gleich eine Lösung anbieten.
Hallo [Name], leider müssen wir deinen Termin am [Datum] um [Uhrzeit] absagen, weil [Grund, z. B. unsere Kollegin krank ist]. Das tut uns sehr leid! Wir könnten dir [Ersatztermin 1] oder [Ersatztermin 2] anbieten. Passt dir einer davon? Oder such dir hier eine andere Zeit aus: [Buchungslink] Viele Grüße, [Salon]
Hallo [Name], es tut uns wirklich leid, aber wir müssen deinen Termin heute um [Uhrzeit] kurzfristig absagen. Wir melden uns gleich mit einem neuen Terminvorschlag, oder du buchst direkt hier: [Buchungslink] Danke für dein Verständnis, [Salon]
Termin verschieben oder bestätigen
Hallo [Name], könnten wir deinen Termin am [Datum] von [alte Uhrzeit] auf [neue Uhrzeit] verschieben? Gib uns kurz Bescheid, ob das für dich passt. Danke! [Salon]
Hallo [Name], danke, dass du rechtzeitig Bescheid gegeben hast! Gute Besserung bzw. bis bald. Einen neuen Termin findest du hier: [Buchungslink] [Salon]
Weniger Nachrichten schreiben müssen
Viele dieser Nachrichten lassen sich vermeiden. Mit Terminavo bekommen Kunden eine Bestätigung mit Kalendereintrag, sehen die Absagefrist schon bei der Buchung und können online absagen, ohne dich anzurufen. Ein früh abgesagter Termin wird wieder frei und kann neu gebucht werden.
Weitere Ratgeber
