Datenschutzerklärung

Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Website, die Terminavo-App und die Konten der Salon-Betreiber ist:

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen. Bei allen Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

Terminavo ist ein Buchungssystem, das Salons und ähnliche Betriebe nutzen, um Online-Termine anzunehmen. Deshalb verarbeiten wir Daten in zwei unterschiedlichen Rollen:

• Als Verantwortliche für unsere eigene Website, die Terminavo-App sowie die Konten der Salon-Betreiber (Registrierung, Login, Verwaltung). Für diese Verarbeitung gilt die vorliegende Erklärung.
• Als Auftragsverarbeiterin für die Termin- und Kundendaten, die ein Salon über Terminavo verwaltet. Buchst du als Endkunde einen Termin bei einem bestimmten Salon, ist dieser Salon der Verantwortliche für deine Buchungsdaten, wir verarbeiten sie nur in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen (Art. 28 DSGVO). Über den konkreten Umgang mit deinen Daten informiert dich der jeweilige Salon. Abschnitt 6 erklärt, was dabei technisch passiert.

Website, App-Schnittstelle, Datenbank und alle gespeicherten Dateien laufen auf Servern in Deutschland. Unser Infrastruktur-Anbieter ist die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung dieser Daten in ein Drittland außerhalb der EU findet durch das Hosting nicht statt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Vor unseren Servern steht der Netzwerkdienst Cloudflare (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA). Alle Aufrufe von terminavo.de und der App-Schnittstelle laufen über Cloudflare, das sie an unsere Server weiterleitet, vor Angriffen schützt und die Verbindung verschlüsselt. Dabei verarbeitet Cloudflare technische Verbindungsdaten wie deine IP-Adresse sowie die übertragenen Inhalte, speichert diese aber nicht dauerhaft. Mit Cloudflare besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Da eine Verarbeitung in den USA nicht ausgeschlossen ist, siehe Abschnitt 15. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, erreichbaren Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Bei jedem Aufruf unserer Website oder unserer API werden technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet, die dein Gerät automatisch übermittelt. Dazu gehören:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Adresse (URL) sowie die HTTP-Methode und der Antwortstatus
• übertragene Datenmenge
• verwendeter Browser bzw. App-Kennung (User-Agent)

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Inhalte auszuliefern, die Stabilität zu sichern und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden nur kurzfristig vorgehalten und regelmäßig gelöscht, soweit sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

Absturz- und Fehlerberichte der App

Stürzt die Terminavo-App für iOS oder Android ab oder tritt ein technischer Fehler auf, sendet die App einen Fehlerbericht an einen von uns selbst betriebenen Dienst auf unseren Servern bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Wie alle Zugriffe läuft auch diese Übertragung über Cloudflare (siehe Abschnitt 3). Der Bericht enthält:

• Art des Fehlers und die Stelle im Programmcode, an der er aufgetreten ist
• Zeitpunkt des Fehlers
• Version der App sowie Gerätetyp und Version des Betriebssystems
• technische Gerätezustände wie freier Speicher, Sprache und Zeitzone
• eine zufällige Kennung der App-Installation, um wiederholte Fehler zusammenzufassen
• deine IP-Adresse, die wir nur gekürzt speichern, sodass kein einzelner Anschluss erkennbar ist

Namen, E-Mail-Adressen, Termine, Kundendaten, Fehlermeldungstexte und Bildschirminhalte entfernt die App vor dem Senden. Die Berichte werden nicht an Dritte weitergegeben und nicht zu Werbe- oder Analysezwecken genutzt. Zweck ist, Fehler zu finden und zu beheben. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer stabilen, fehlerfreien App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Berichte werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Du kannst dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 18).

Wir setzen keine Werbe- oder Analyse-Cookies. Es gibt daher auch kein Cookie-Banner, weil keine einwilligungspflichtigen Cookies verwendet werden. Konkret nutzen wir:

Cookie

• NEXT_LOCALE: speichert die von dir gewählte Sprache (Deutsch, Englisch, Türkisch, Arabisch oder Persisch), damit die Seite in der richtigen Sprache erscheint. Laufzeit ein Jahr. Rein funktional, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 TDDDG (technisch erforderlich).

Lokaler Speicher (localStorage)

Zusätzlich legen wir einzelne Einstellungen direkt in deinem Browser ab. Diese Daten verlassen dein Gerät nicht und werden nicht an uns übertragen:

• terminavo-contact: nur wenn du beim Buchen aktiv das Häkchen „Kontaktdaten speichern“ setzt: Vorname, Nachname, E-Mail und Telefonnummer, damit du sie beim nächsten Mal nicht erneut eintippen musst. Du kannst sie jederzeit über die Speicherverwaltung deines Browsers löschen.
• cart: die von dir für eine Buchung ausgewählten Leistungen (Warenkorb), damit dein Fortschritt nicht verloren geht.
• terminavo_auth: nur für angemeldete Salon-Betreiber, der Login-Token sowie Name und Betriebsdaten, damit du eingeloggt bleibst.
• Oberflächen-Einstellungen wie die gewählte Kalenderansicht oder ob die Seitenleiste eingeklappt ist (z. B. calendar-view, sidebar-collapsed).

Über den Buchungslink eines Salons (terminavo.de/[salon]) kannst du als Endkunde einen Termin vereinbaren. Dabei verarbeiten wir die Angaben, die du im Buchungsformular machst:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• eine optionale Notiz an den Salon
• die gewählte Leistung, der gewählte Mitarbeiter sowie Datum und Uhrzeit

Diese Daten werden an den von dir gewählten Salon übermittelt und in unserer Datenbank gespeichert, damit der Termin durchgeführt und dir eine Bestätigung geschickt werden kann. Wie oben beschrieben ist der Salon hierfür der Verantwortliche; wir handeln als Auftragsverarbeiterin. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des mit dem Salon zustande kommenden Termins (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Sagt ein Salon einen Termin als „nicht erschienen“ mit einem Ausfallbetrag, kann er zu diesem Vorgang einen entsprechenden Vermerk speichern. Auch dies geschieht in seiner Verantwortung.

Widerruf einer Buchung

Buchst du online, kannst du den Vertrag mit dem Salon innerhalb der gesetzlichen Frist über die Widerrufsfunktion widerrufen (§ 356a BGB). Dazu verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, um dir einen persönlichen Widerrufslink zu senden, sowie den Zeitpunkt des Widerrufs. Die Eingangsbestätigung erhältst du per E-Mail. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des Salons (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Prüfung von Buchungen neuer Kunden

Ein Salon kann einstellen, dass Buchungen von neuen Kunden zunächst als Anfrage eingehen und erst gelten, wenn er sie bestätigt. Stammkunden buchen dagegen direkt. Ob du als Stammkunde giltst, ergibt sich daraus, ob du bei diesem Salon in den letzten 12 Monaten Termine wahrgenommen hast. Der Salon kann die Einstufung für dich auch von Hand festlegen. Es werden dafür keine weiteren Daten erhoben und keine Daten anderer Salons herangezogen.

Bleibt eine Anfrage bis zu der Frist unbeantwortet, die dir bei der Buchung angezeigt wird, wird sie je nach Einstellung des Salons automatisch bestätigt oder abgelehnt. Über das Ergebnis informieren wir dich per E-Mail. Die Entscheidung über deinen Termin trifft der Salon; du kannst dich jederzeit direkt an ihn wenden und darum bitten, dass er deine Anfrage persönlich prüft. Zweck ist der Schutz des Salons vor kurzfristigen Ausfällen. Die Verarbeitung erfolgt im Auftrag des Salons auf Grundlage seines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Bestätigung der E-Mail-Adresse

Ein Salon kann einstellen, dass du deine E-Mail-Adresse vor der Buchung mit einem einmaligen 6-stelligen Code bestätigst, den wir dir per E-Mail schicken. Je nach Einstellung gilt das für neue Kunden oder für alle; wer die Adresse bei diesem Salon in den letzten 90 Tagen schon bestätigt hat, wird nicht erneut gefragt. Zweck ist der Schutz vor Buchungen mit falschen oder fremden E-Mail-Adressen. Wir speichern dafür deine E-Mail-Adresse, den Salon, eine verschlüsselte Prüfsumme des Codes (nicht den Code selbst), die Zahl der Eingabeversuche und den Zeitpunkt der Bestätigung. Der Code gilt 10 Minuten; nicht bestätigte Codes löschen wir einen Tag nach ihrem Ablauf, den Nachweis einer Bestätigung nach 90 Tagen. Die Verarbeitung erfolgt im Auftrag des Salons auf Grundlage seines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Betreibst du selbst einen Salon und registrierst dich bei Terminavo, verarbeiten wir die zur Kontoführung nötigen Daten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, ein verschlüsselt gespeichertes Passwort, den Namen und die Adresse deines Betriebs sowie die Daten, die du selbst in dein Konto einträgst (Mitarbeiter, Leistungen, Öffnungszeiten, Kunden, Termine).

Nach dem Login erhältst du ein zeitlich begrenztes Zugangs-Token (JSON Web Token), das deinen Anmeldestatus bestätigt. Läuft es ab, wirst du zur erneuten Anmeldung aufgefordert. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Passwort-Zurücksetzung senden wir dir eine E-Mail mit einem zeitlich begrenzten, einmaligen Link.

Nutzt du unser Kontaktformular (terminavo.de/kontakt), verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und deine Nachricht, um deine Anfrage zu beantworten. Deine Nachricht erreicht uns per E-Mail. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen bzw. die Anbahnung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. f und lit. b DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Für den Versand von Buchungsbestätigungen, Benachrichtigungen an den Salon, Passwort-Zurücksetzungen und Kontaktantworten nutzen wir einen E-Mail-Dienst. Der Bestätigung liegt in der Regel eine Kalenderdatei (.ics) bei, damit du den Termin in deinen Kalender übernehmen kannst.

Der Versand erfolgt über den deutschen Anbieter IONOS SE (Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur) und, soweit aktiviert, ergänzend über Mailgun (Sinch Email), wobei wir ausschließlich die EU-Infrastruktur (api.eu.mailgun.net) verwenden. Mit beiden Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung. Übermittelt werden Empfängeradresse, Betreff und Inhalt der jeweiligen Nachricht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Wenn du als Salon-Betreiber die Terminavo-App nutzt und Push-Benachrichtigungen erlaubst (z. B. bei einer neuen Buchung), setzen wir Firebase Cloud Messaging der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) ein. Dazu wird auf deinem Gerät ein technisches Gerätetoken erzeugt und bei uns gespeichert, um Benachrichtigungen an genau dein Gerät zustellen zu können.

Die Zustellung der Nachricht erfolgt technisch über die Server von Google, wobei eine Verarbeitung auch in den USA nicht ausgeschlossen werden kann. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend bestehen die EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung, die du durch das Zulassen der Benachrichtigungen erteilst (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst die Benachrichtigungen jederzeit in den Systemeinstellungen deines Geräts wieder abschalten.

Salons können ihren Kunden ermöglichen, eine Bewertung abzugeben. Dabei verarbeiten wir die von dir vergebene Wertung, einen optionalen Kommentar und, sofern du dich nicht für eine anonyme Abgabe entscheidest, den von dir angegebenen Anzeigenamen. Ob eine Bewertung sofort oder erst nach Freigabe durch den Salon veröffentlicht wird, entscheidet der jeweilige Salon. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und lit. f DSGVO.

Von Salons hochgeladene Bilder (z. B. Kategoriebilder oder Profilfotos von Mitarbeitern) speichern wir in einem selbst betriebenen Objektspeicher auf unserer Infrastruktur in Deutschland. Beim Abruf werden sie wie alle Inhalte über Cloudflare ausgeliefert (siehe Abschnitt 3); eine Weitergabe an weitere Bild- oder CDN-Dienste findet nicht statt.

Die Adresse eines Salons auf seiner Buchungsseite ist ein Link zu Google Maps, damit du dir den Weg anzeigen lassen kannst. Es handelt sich um einen einfachen Link, keine eingebundene Karte: Beim Aufruf der Buchungsseite werden keine Daten an Google übertragen und keine Cookies von Google gesetzt. Erst wenn du den Link antippst, öffnet sich Google Maps in einem neuen Fenster oder in der Google-Maps-App. Ab dann gilt die Datenschutzerklärung der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland), abrufbar unter policies.google.com/privacy. Die Seite, von der du kommst, übermitteln wir dabei nicht.

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies für den Betrieb erforderlich ist. Als Auftragsverarbeiter setzen wir ein:

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (etwa gegenüber Behörden) oder du ausdrücklich eingewilligt hast.

Grundsätzlich verarbeiten wir alle Daten innerhalb der EU. Ausnahmen können sich bei Cloudflare (siehe Abschnitt 3) und beim Einsatz von Firebase Cloud Messaging für Push-Benachrichtigungen (siehe Abschnitt 10) ergeben, da dort eine Verarbeitung in den USA nicht ausgeschlossen ist. Beide Anbieter sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend bestehen EU-Standardvertragsklauseln.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen:

• Termine: werden automatisch gelöscht, sobald sie länger zurückliegen als die vom Salon gewählte Frist (3 bis 36 Monate, standardmäßig 12 Monate). Ausgenommen sind Termine mit einer noch offenen Ausfallgebühr, bis diese beglichen ist.
• Kundendaten (Name, E-Mail, Telefon, Notizen): werden automatisch gelöscht, wenn du in dieser Frist keinen Termin mehr bei dem Salon hattest, spätestens mit dem Ende seines Kontos. Der Salon wird eine Woche vorher informiert und kann die Löschung für einzelne Kunden verschieben.
• Bewertungen: bleiben veröffentlicht, werden beim Löschen aber vom Termin und von deinen Kundendaten getrennt und ohne Namen angezeigt, sofern du keinen Anzeigenamen gewählt hast.
• Kontodaten von Salon-Betreibern: bis zur Löschung des Kontos.
• Kontaktanfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung.
• Server-Logs: kurzfristig, siehe Abschnitt 4.
• Absturz- und Fehlerberichte der App: 90 Tage.
• Push-Gerätetoken: bis du die Benachrichtigungen deaktivierst oder das Gerät abmeldest.

Nach der DSGVO stehen dir folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Betreffen deine Daten eine Buchung bei einem Salon, wende dich bitte zunächst an den jeweiligen Salon als Verantwortlichen. Für alle übrigen Anliegen erreichst du uns unter [email protected].

Soweit wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, hast du das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen (Art. 21 DSGVO).

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist:

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Stand.